Guerilla-Arbeitspaket-Management

Guerilla-Arbeitspaket-Management; Bild-(C): Stfan Bayer, pixelio.de

Was ist das nun wieder Neues, werden Sie sich fragen?  Der Begriff Guerilla-Arbeitspaket-Management beschreibt eine Methodik in der Aktionspunkte bzw. Arbeitspakete in einer Art Guerilla Vorgehensweise gemanagte werden. Die Idee dahinter ist, dass Sie sehr oft Projekte vorfinden, mit Mitarbeitern, die Eigeninitiative zeigen, die aktiv an Planungen teilhaben wollen, die keine Lust auf Eintragungen in irgendwelche Social-Community-Was-auch-immer-Aktionspunkte/Arbeitspakete-Erledigungs-Platformen haben. Sondern Mitarbeiter, die einfache, schnelle, saubere, gute Projekt-Arbeitspaket-Abarbeitung machen wollen ohne großen bürokratischen Schnickschnack.

Aber nicht nur das, mitunter ergeben sich auch in verschiedenen Phasen eines Projektes unterschiedliche Szenarien und Situation, die schlicht und einfach ein völlig anderes Vorgehensmodell benötigen, als es die Standardmethoden anbieten. Sehr häufig kommt es vor, dass man beispielsweise in der Realisierungsphase eines Projektes innerhalb kürzester Zeit Korrekturen, Aktionen und Arbeiten erledigen muss, die man gar nicht mehr schnell genug über eine Excelliste oder ein anderes Tool erledigen bzw. managen kann, weil die Aktionen zu schnell aufeinanderfolgen und zu viele Beteiligte zusammenwirken müssen und Input liefern müssen, um den Projekterfolg zu garantieren.

Oft genug fühlt man sich in solchen Projektsituationen in einem Projekt-Kleinkrieg. Und daher kommt auch die Bezeichnung Guerilla. Guerilla steht wörtlich für einen „Kleinkrieg“. Gemeint ist eine besondere Art der Kriegsführung, die auch als Guerillakrieg bezeichnet wird.   Die spannende Frage ist nun, wie gehe ich am Besten mit solchen Situationen um, welche Methodik kann ich als Projektleiter anwenden, um alles zu beherrschen und zu kontrollieren? Wie bekomme ich den besten, brauchbarsten und effektivsten Überblick?

Die Lösung:  
In solchen Situationen kann Folgendes empfohlen werden: Nutzen Sie ein Whiteboard, Stifte und einen Wischer. Schreiben Sie alle kurzfristigen Aktionspunkte/Arbeitspakete an das Whiteboard. Unterschiedliche Stiftfarben können den Mitarbeitern zugewiesen werden. Die Mitarbeiter können auch von sich aus Aktionspunkte/Arbeitspakete an das Whiteboard schreiben und entfernen diese wieder, wenn die Arbeit durchgeführt wurde.

Die Vorteile:
Das Whiteboard ist für alle immer visuell sichtbar und immer präsent. Man fokussiert sich auf die aktuellen Arbeitspakete auf dem Whiteboard, konzentriert die Energie und Arbeitskraft. Ein jeder Mitarbeiter beteiligt sich an der Abarbeitung und Aktualisierung des Whiteboards. Und es macht Spaß.

Der Vorteil für den Projektleiter: 
Auch er kann seine volle Konzentration auf die wichtigen Punkte lenken, hat die kritischsten Themen im Blick, er kann seine Projektmitarbeiter aktiv mit einbeziehen, kann schnell agieren, kontrollieren, steuern und lenken; eine fast schon ideale Situation.

In diesem Sinne viel Spaß bei der Beherrschung des Projektkrieges.


Quellen:
https://www.xing.com/profile/Olaf_Knauer
http://www.olaf-knauer.de
http://de.wikipedia.org/wiki/Guerilla

Tasks richtig managen

Eines der wesentlichsten Aufgaben eines Projektleiters ist das managen von Tasks, Aufgaben und Aktionspunkten. Nicht alles findet immer gleich Platz im Projektplan, nicht alle Aufgaben können von Anfang an im Projektplan berücksichtigt werden. Tagtäglich fallen neue Punkte an die geklärt werden müssen, die Projektmitarbeiter zugewiesen werden müssen, oder die ein Projektleiter selbst klären muss.

Effektives Task-Management erfordert dabei die Verwaltung aller Aspekte einer Aufgabe, einschließlich seines Status, Priorität, Zeit, personellen und finanziellen Ressourcen Zuordnungen, Benachrichtigungen und so weiter.

In der Tat ist es so, dass Task-Management eine wesentliche Grundlage des Projektmanagement bildet. Um die verschiedenen Aufgaben mehrerer Einzelperson oder einem Team professionell zu managen kann man spezielle Task-Management-Software nutzen. Erfahrungsgemäß reicht es aber aus, eine effektiv gestaltete Excel-Liste zu nutzen, durchaus auch um größere Projekte zu managen.

Eine Ideale Excel-Liste sollte dabei die folgenden Spalten beinhalten:

Nr.	fortlaufende Nummer
Issues	Kategorie
Typ	Auswahlmenü aus A=Action, I=Information, D=Decision
Action	Beschreibung der Aufgabe
Related to Action	Verweis auf eine andere Aktion
Progress	Hier wird im üblicherweise wöchentlichen Zyklus der Progress der Aufgabe eingetragen.
Source	Wer wird benötigt um die Aufgabe durchzuführen
Owner	Hier wird der Owner der Task aufgeführt.
Start date	Eintrag des Start Datums ab wann die Aufgabe startet.
Due date	Eintrag bis wann die Aufgabe erledigt sein soll.
Prio	Festlegung der Priorität einer Aufgabe. Dies kann beispielsweise von 1-3 oder von A-C sein.
Status	Bei der Festlegung des Status haben sich zwei unterschiedliche Vorschläge als brauchbar erwiesen.
	1. registered, prioritized, working on, critical, ready for review, closed, pending
	2. Read, Assigned, Terminated, Expired, Forwarded, Finished, Failed
Date closed	Datum an dem die Aufgabe geschlossen wurde.
progress in %	Erfüllungsgrad der Aufgabe in %

Zur Verbesserung der Lesbarkeit hat es sich als vorteilhaft ergeben, bei Eingabe des "Date closed" die entsprechende Zeile farbliche zu markieren. 

Beispiel einer Excel-Task-Liste

In der Praxis hat sich herauskristallisiert, dass man mindestens einmal pro Woche einen Abgleich der Task-Liste machen sollte. In kritischen Projektphasen oder im Agilen Projektmanagement kann man auch einen täglichen Abgleich empfehlen.



In diesem Sinne viel Erfolg bei den weiteren Projekten