Im Test: meetingsphere.com

Cloud-Lösung für Meetings - wie vor Ort ?

Cloud-Meetingsoftware brauche ich so etwas? Was habe ich davon? Warum eigentlich eine Cloud Lösung im Meetingumfeld? Nun, wie auch bei anderen Cloud-Lösungen spielt ein meist gerne vernachlässigter Aspekt eine ganz wesentliche Rolle: die potenzielle Kostenreduzierungen für einen IT-Service im Investitionsbereich und im operationellen Umfeld. 

Wenn die laufenden monatlichen Kosten eine Verbesserung gegenüber der Company-hosted Lösung bietet, dann sollte darüber ernsthaft nachgedacht werden. Wenn dann die technischen Compliance-Anforderungen mit der Cloud-Lösung abgedeckt werden, dann umso besser, und wenn es einfach und intuitiv zu bedienen ist, sollte ernsthaft ein Wechsel und die Nutzung in Betracht gezogen werden.

Alle die vorgenannten Punkte erfüllt die Cloud-Lösung meetingsphere.com und beinhaltet alle wünschenswerten Funktionen, die man rund um ein Meeting erwartet.

Neben Brainstorming, Diskussionen, Abstimmungs- und Analysemöglichkeiten und der Wiedergabe von Präsentation können während des Meetings auch gleich die Aktionspunkte festgehalten werden und anschließend ein Meetingreport generiert werden.

Obwohl die sehr leicht zu handhabende Umgebung theoretisch ohne Training zu bedienen ist, wird dennoch eine umfangreiche Unterstützung von meetingsphere angeboten, die bis zu Templateerstellung und sonstige Consultingleistungen reicht.

Alle aktuellen Browser werden unterstützt und für die Sicherheit dient HTTPS.

Mit knapp €39,95 monatlich bzw. €399,95 jährlich als Flatfee ist eine einfache Vergleichskalkulation mit gängigen Company-hosted Lösungen möglich.


Die Detailfunktionen bilden alle Wünsche, die man an eine komplette Meetingumgebung hat, ab:

Brainstorming
Das Brainstorming kann anonym und parallel bzw. unabhängig von den anderen Gruppenmitgliedern erfolgen. Dadurch entwickelt sich das Brainstorming schnell und fließend, ohne unangenehmes Schweigen oder ohne eine Gruppendynamik zu befürchten, die die Brainstorming-Session sehr oft in eine Richtung lenken kann. Ideen bauen auf anderen Ideen auf und neue Erkenntnisse entstehen. Ideen können nach Themen gruppiert werden, können zusammengefasst werden und weitere Kommentare hinzugefügt werden. Der Inhalt von einem Brainstorming lässt sich einfach in Diskussionen oder Abstimmungen mit nur wenigen Mausklicks kopiert werden. Da ich persönlich wenig von „normalen“ klassischen Brainstormingsitzungen halte, erachte ich diese Brainstorming Lösung als sinnvoll und sehr gut an, mit teilweise hervorragend zu erzielenden Ergebnissen.

Diskussion
Die Themen werden als Sprechblasen angezeigt und Teilnehmer können sich das Thema aussuchen, dass Sie am meisten interessiert. Gruppen können parallel an verschiedenen Themen und Fragestellungen arbeiten, das vertieft die Qualität der Interaktion und den Fokus. Die Teilnehmer können sowohl anonym als auch unter Ihrem Namen Beiträge einstellen. Die Anwendungsmöglichkeit der Diskussion erscheint mir noch etwas gewöhnungsbedürftig, weil die Konzentration teilweise auf verschiedene Themen verzettelt wird. Ein spezieller Use-Case konnte mir auch bei längerer Überlegung nicht einfallen.

Voting und Analyse
Sehr schön ist das Voting-Modul und die sich daraus ergebende Analyse. Wenn man sich schon nicht persönlich vor Ort treffen kann, dann ist diese elektronische Unterstützung zum Treffen von Entscheidungen eine brauchbare Alternative. Auch umfangreichere Kriterien zur Entscheidungsfindung können genutzt werden. Die Ergebnisse werden in Echtzeit grafisch dargestellt und können in gängigen Formaten wie Excel-und CSV exportiert werden.

Präsentation
Dieses Modul hat eine kleine Einschränkung: In meinen Testversuchen gelang es mir lediglich pdf-Dokumente zu präsentieren.  Der Präsentator kann entscheiden, wer die Präsentation herunterladen darf und kann alle Kommentare einfach in den Berichten erfassen und mit in den Meetingreport aufnehmen.

Notebook
Ist ein einfaches Textverarbeitungsprogramm für die gemeinsame Dokumenterstellung über das Internet.

Aktion Tracker
Mit dieser Funktion erstellen Sie eine Liste von Aktionen zusammen mit der verantwortlichen Person, Priorität, Ende-Datum und Status der Arbeiten. Es zeigt Zeitleisten und Entscheidungen.

Reporting
Mit dem Reporting steht eine sofortige und automatische Meeting-Dokumentation zur Verfügung.  Alles wird erfasst und Berichte können sofort als PDF-oder Microsoft Word-Dokumente jederzeit erzeugt werden. Berichte können auch angepasst und als Templates gespeichert werden.


FAZIT:

Alles in Allem eine gelungene Cloud-Meeting-Lösung die ich erstmal unbeschränkt empfehlen kann.